PROCESOPTIMERING PÅ BUREAUET

”Procesoptimering på Bureauet” er både et kursus og et reelt projektforløb. Vi arbejder sideløbende på to områder:

• Vi underviser dig i, hvordan du udfører procesoptimering, hvordan du følger op og fastholder resultaterne, og hvordan du indarbejder procesoptimering som en fortløbende, konstant proces. Vi anviser dig samtidig redskaber og værktøjer, der kan understøtte processen.
• Vi tager udgangspunkt i konkrete udfordringer eller problemstillinger i din virksomhed og hjælper dig således i gang med at skabe reelt udbytte af optimering.

Dag 1: Start workshop

Formål
At klarlægge, hvor skoen trykker mest, udpege en eller flere nøglepersoner til ansvarlig deltagelse i optimeringsforløbet samt udarbejde en projektplan.

Indhold

• Analysere ”as-is” situationen
• Udpege fokusområder
• Udarbejde formålsbeskrivelse for procesoptimering
• Sammensætte tværfagligt team
• Udarbejde en projektplan med hovedaktiviteter for de kommende 3 til 5 projektdage
• Udvælge arbejdsmetoder og redskaber

 Dag 2 – 5 (eller flere)
Projektarbejdsdage med konkrete optimeringsopgaver. Efter behov anvender vi følgende redskaber, som du og sit team lærer at bruge.

Projektlog
Vi opretter en ”projektdagbog” som opdateres løbende gennem projektforløbet. Projektloggen er dit projekts hukommelse. Heri noteres alle væsentlige projektspørgsmål, alle områder der skal afklares nærmere, hvilke områder man har godkendt løsninger på, alle aftaler m.v. Uden en projektlog risikerer du, at erfaringer, som projektgruppen løbende gør sig, går i glemmebogen.

 Procesmapping
Vi anvender forskellige metoder til at illustrere flowet i bureauet med fokus på kritiske processer, flowdiagrammer, procesdiagrammer, analyse.

 User Stories
User stories er en simpel måde at beskrive de enkelte interessenters ønsker og behov, så de nemt kan omsættes til konkrete løsningsforslag og handlingsplaner. Formen på en user storie ligger fast og tjener bl.a. til at kunne engagere alle involverede medarbejdertyper i din virksomhed.

 Handlingsplan
Med udgangspunkt i procesanalyseresultater og user stories udarbejdes specifikke handlingsplaner/implementeringsplaner for afgrænsede indsatsområder.

 Måling af optimeringsaktiviteter
KPI’er (Key Performance Indicators) er målbare værdier, der beskriver hvor effektiv en virksomhed er til at indfri dens målsætninger. Vi udvælger KPI’er for procesoptimering med omhu.

Sprint eksekvering og opfølgning
Vi eksekverer implementeringsplanen i koncentrerede sprint. Vi sikrer hermed en effektiv omsætning af user stories i konkrete forandringer som sammenlagt sikrer en optimering, der indfrier de opsatte KPI’er.

Evaluering og nye mål
Alle forløb afsluttes med en workshop, hvor forløbet evalueres, resultaterne vurderes og nye optimeringsmål fastsættes, således at optimering kommer til at indgå some en fast rutine i bureauets dagligdag.

Digitale værktøjer
Hvor det giver mening, anvender vi digital værktøjer i optimeringsforløbet. Det kunne være værktøjer til Business Process mapping, projektstyringssystemer

Forløbet henvender sig til reklamebureauer, interne marketingafdelinger i større virksomheder, arkitektvirksomheder og lignende, som har et akut behov for at få gennemset og optimeret interne processer og som samtidig ønsker at kunne gennemføre og fastholde optimering af interne processer på egen hånd i fremtiden.

Konkrete resultater af procesoptimeringsforløb fra forskellige typer af virksomheder:

• Færre fejl og misforståelser. Reklamebureau med fokus på udstillinger fik langt bedre resultater både leverancemæssigt og økonomisk gennem en logisk opdeling af en kompliceret fremstillingsproces og stærkt forøget fokus på vitale procesovergange.
• Større kapacitet: Reklamebureau med faste produktioner fik forøget sin kapacitet væsentligt uden at øge medarbejderstaben gennem en automatisering af en del af det grafiske rutinearbejde.
• Sikring af kvalitet: Reklamebureau med kampagneproduktioner på mange forskellige analoge såvel som digitale medier fik indarbejdet fastlagte kvalitetssikringsrutiner, der minimerede omproduktion, øgede indtjeningen – og øgede både kunde- og medarbejdertilfredshed.

Dagspris kr. 10.500,- ex. moms

Ved længerevarende forløb gives rabat på dagspris.

Udgifter til transport, ophold, m.v. afregnes særskilt

Steen Hansen, partner i Medit Consult, hovedansvarlig for undervisningen og afviklingen af procesoptimeringsforløbet. Steen Hansen har årelang erfaring i procesoptimering i komplekse, kreative miljøer og har gennemført en lang række projekter i såvel danske som internationale virksomheder.

Afhængig af forløbets indhold kan andre konsulenter fra Medit Consult blive inddraget.

Forløbet afholdes hos jer som et internt forløb. Antal dage aftales individuelt. Arbejdstid på aftalte dage fra 08.30 til 16.30 eller efter aftale.

Procesoptimering på Bureauet leveres som et internt virksomhedsforløb, der er skræddersyet med specifikt udgangspunkt i virksomhedens, processer, ønsker og behov.

Gennem et aftalt formøde med en konsulent fra Medit Consult på virksomhedens adresse eller online afdækkes specielle behov og ønsker og der aftales fokusområder, som skal behandles med særlig vægt i forløbet.

Der vil efter forløbet være mulighed for sparring med underviser per telefon og e-mail.

Ring til os på tlf. +45 5380 9004 og få en uforpligtende snak med én af vores konsulenter om mulighederne for et internt forløb i jeres virksomhed.

Medit Consult er en uvildig konsulentvirksomhed og et højkompetent videnscenter med mangeårigt fokus på det mediegrafiske område og omfattende erfaring fra en lang række opgaver i komplekse, kreative produktionsmiljøer. Medit Consult har siden år 2000 leveret konsulentydelser, uddannelse og undervisning til brandowners, reklame- og marketingbureauer, kommuner, regioner og andre offentlige organisationer, den mediegrafiske industri m.fl.

VI UDVIKLER VIRKSOMHEDER!